ASSISTANT(E) DE BUREAU NATIONAL - MADAGASCAR (CDD de droit malgache)

1. PRESENTATION GENERALE DE LA SITUATION DE TRAVAIL/CONDITIONS D’EXERCICE 

• Intitulé : Assistant.e de Bureau national
• Localisation : Antananarivo, Madagascar
• Responsable Hiérarchique : Représentant Pays
• Postes rattachés : Gardien, Chauffeur, Agent d’entretien
• Relations Fonctionnelles : Responsable Projet – Partenariat, Chargé Administratif et Financier
• Statut : Contrat local

2. CONTEXTE DU POSTE 

Présentation Générale
Asmae – Association sœur Emmanuelle est une ONG de solidarité internationale française spécialisée dans le développement de l’enfant. Indépendante, laïque et apolitique, elle est ouverte à tous.

Crée en 1980 par Sœur Emmanuelle sur la base de son expérience avec les chiffonniers dans les bidonvilles du Caire, Asmae – Association sœur Emmanuelle poursuit son action dans le respect de valeurs et des méthodes héritées de sa fondatrice : écoute et proximité, pragmatisme, prise en compte des différences, professionnalisme et réciprocité.

L’action d’Asmae – Association sœur Emmanuelle vise à soutenir les enfants vulnérables et leurs familles via l’accompagnement sur mesure et dans la durée des acteurs locaux qui travaillent dans les domaines de l’éducation et de la protection de l’enfance.

Sa vision “Un monde juste qui garantit aux enfants de vivre et de grandir dignement avec leurs familles et leur environnement pour devenir des femmes et des hommes libres, acteurs de la société”, se décline en quatre missions :
• Favoriser le développement de l’enfant par une approche globale. Pour cela, Asmae agit aussi sur l’accompagnement des familles en tenant compte de l’environnement ;
• Renforcer la capacité des acteurs locaux du développement de l’enfant, renforcer les synergies entre eux et maximiser leur impact social ;
• Défendre la cause de l’enfant par la sensibilisation et le plaidoyer ;
• Expérimenter, essaimer et diffuser.

A l’international, Asmae – Association sœur Emmanuelle soutient et accompagne des projets dans les domaines de l’éducation et de la protection de l’enfance qui sont portés par 59 organisations locales dans 7 pays situés au Moyen-Orient Afrique du Nord (Egypte et Liban), en Afrique (Burkina Faso, Madagascar, Mali) et en Asie (Inde et Philippines). En France, Asmae – Association sœur Emmanuelle agit directement auprès de bénéficiaires dans le cadre de son établissement d’accueil mère-enfants à Bobigny (France).

Asmae – Association Sœur Emmanuelle à Madagascar

Asmae – Association sœur Emmanuelle intervient à Madagascar depuis 2001 et accompagne 10 associations partenaires actives dans les domaines de l’éducation et de la protection à Antananarivo et dans le Sud-Est du Pays. A Antananarivo, Asmae – Association sœur Emmanuelle travaille avec 5 partenaires (AIC Anosizato, Centre Betania, HARDI, KOZAMA, MANDA).

L’équipe d’Asmae – Association sœur Emmanuelle à Antananarivo est actuellement composée de 15 personnes : un représentant pays, un assistant, un chargé administratif et financier, un assistant administratif et logistique, deux responsables projet et partenariat, un chargé de projet, un conseiller technique en éducation spécialisée, deux interprètes, une femme de ménage, trois gardiens, et un chauffeur.

3. MISSION

Rattaché(e) au Représentant Pays d’Asmae – Association Sœur Emmanuelle à Madagascar, l’Assistant.e de Bureau national assure la gestion opérationnelle du bureau de l’association, au regard des activités associées à la gestion de la logistique, l’administration et des services généraux. Il/Elle contribue à la réalisation des obligations légales et réglementaires du bureau. Il/Elle contribue à la réalisation d’actions de communication interne. L’Assistant.e de Bureau national applique les règles de sécurité locales et contribue à l’analyse du contexte sécuritaire.

4. RESPONSABILITES

4.1. Gestion des activités logistiques et des services généraux

Assure l’administration/logistique des programmes et du bureau dans le pays

  • Assure la gestion logistique et la maintenance du bureau Pays et de son équipement ;
  • Fait le suivi des contrats de biens et de services du Bureau Pays ;
  • Est en relation avec les assurances pour la gestion des sinistres ;
  • Participe à la gestion sécuritaire des biens et des personnes d’Asmae – Association Sœur Emmanuelle pour le bureau dans le pays ;
  • Fait le point mensuel des activités logistiques/besoins logistique au Représentant Pays.

Gère parc automobile et moto

  • Assure la maintenance préventive et curative du parc véhicule ;
  • Calcule et contrôle la consommation en carburant du parc auto et moto ;
  • Veille à l’approvisionnement en carburant des véhicules.

Gère les stocks

  • Assure la gestion physique et théorique des stocks (inventaires périodiques des fournitures et des immobilisations).

Gère les achats

  • Assure le respect des procédures logistiques d'achat ;
  • Organise les différentes étapes des achats de biens et services : commande, suivi, réception ;
  • Tient à jour et analyse les tableaux de suivi des fournitures et du matériel de bureau ainsi que la base de données fournisseurs ;
  • Assure l’archivage des dossiers d’achats et des contrats-cadres en coordination, si nécessaire avec le/la chargé.e de projet ;
  • En collaboration avec le(s) Responsable(s) Projets Partenariats (RPP) et le Chargé Administratif et Financier (CAF), participe à la création des plans d’achat avant le commencement des dépenses sur les nouveaux budgets.

4.2. Management des ressources humaines

  • Assure le management de ses collaborateurs (chauffeur(s), gardiens et agent d’entretien), et anime son équipe ;
  • Contribue au recrutement et à l’intégration de ses collaborateurs ;
  • Contribue à la conformité des pratiques d’Asmae avec le cadre réglementaire du pays.

4.3. Mise en œuvre des obligations légales et réglementaires

  • Rassemble les documents, rédige et/ou compile les rapports relatifs aux obligations d’enregistrement d’Asmae vis-à-vis des autorités malgaches ;
  • Assure la réalisation des démarches associées aux obligations administratives et légales de l’association vis-à-vis des autorités du pays.

4.4. Contribution au développement de l’activité du Bureau national

  • Participe aux réunions d’équipe ;
  • Organise les missions/visites de terrain du Siège, missions de consultants et partenaires d’autres pays ;
  • Contribue à la réalisation d’actions et supports de communication externes (revue de presse, interviews...);
  • Facilite l’intégration des collaborateurs expatriés (appui dans la recherche de logement et dans la réalisation des démarches administratives).

5. PROFIL RECHERCHE

Formation et expérience
• Minimum Bac+3 en logistique/administration,
• Minimum 3 ans d’expérience à un poste similaire, sur des fonctions logistiques, dans le secteur des ONG,
• Expérience en gestion d’équipe et administration du personnel pour des salariés de droit malgache,
• Expérience dans le domaine de l’éducation ou de la protection des enfants est un atout.

Compétences professionnelles
• Procédures d’achat, de gestion des stocks, et obligations contractuelles
• Niveau Spécialiste du pack Microsoft Office (Word, PowerPoint, Outlook, Skype) et Expert de Microsoft Excel
• Maîtrise du français B2 du Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues
• Maîtrise du malgache C2 du Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues
• Capacités rédactionnelles et de synthèse
• Neutralité, impartialité, respect exigé de la confidentialité des données

Caractéristiques personnelles
• Initiative et décision
• Rigueur
• Travail d’équipe
• Sens de l’organisation
• Sens des responsabilités
• Adaptabilité et flexibilité
• Communication (bonnes capacités relationnelles, patience et diplomatie)
• Dynamisme

6. MODALITES PRATIQUES DU POSTE :

Lieu de travail : Antananarivo (Madagascar)
Statut : Contrat à Durée Déterminée de droit malgache
Durée : 6 mois (Renouvelable)
Date début : Dès que possible
Rémunération : Entre 1.500.000 et 2.000.000 MGA brut mensuel, selon le profil et l’expérience.

7. COMMENT POSTULER ?

Nous vous invitons à adresser un CV et une lettre de motivation sur notre site : https://www.asmae.fr/jobs/

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