ASSISTANT(E) DE BUREAU NATIONAL - MALI (CDD de droit malien)

Asmae est une ONG de solidarité internationale française spécialisée dans le développement de l’enfant. Indépendante, laïque et apolitique, elle est ouverte à tous.

Créée en 1980 par Sœur Emmanuelle sur la base de son expérience avec les chiffonniers dans les bidonvilles du Caire, Asmae poursuit son action dans le respect de valeurs et des méthodes héritées de sa fondatrice : écoute et proximité, pragmatisme, prise en compte des différences, professionnalisme et réciprocité.

L’action d’Asmae vise à soutenir les enfants vulnérables et leurs familles via l’accompagnement sur mesure et dans la durée des acteurs locaux qui travaillent dans les domaines de l’éducation et de la protection de l’enfance.

Sa vision “Un monde juste qui garantit aux enfants de vivre et de grandir dignement avec leurs familles et leur environnement pour devenir des femmes et des hommes libres, acteurs de la société”, se décline en quatre missions :

- Favoriser le développement de l’enfant par une approche globale. Pour cela, Asmae agit aussi sur l’accompagnement des familles en tenant compte de l’environnement ;
- Renforcer la capacité des acteurs locaux du développement de l’enfant, renforcer les synergies entre eux et maximiser leur impact social;
- Défendre la cause de l’enfant par la sensibilisation et le plaidoyer ;
- Expérimenter, essaimer et diffuser.

Aujourd’hui, Asmae soutient et accompagne des projets dans les domaines de l’éducation et de la protection de l’enfance qui sont portés par 53 organisations locales au Burkina Faso, Egypte, France, Inde, Liban, Madagascar, Mali et Philippines. Asmae agit aussi directement auprès de bénéficiaires dans le cadre de son établissement d’accueil mère-enfants à Bobigny.

1- CONTEXTE DU POSTE :

Asmae au Mali

Depuis 2014, Asmae a relancé ses actions de proximité au Mali en coordonnant la réinstallation logistique et administrative du bureau local à Bamako et en échangeant avec le bureau Asmae du Burkina Faso.

Asmae travaille actuellement en partenariat avec trois associations partenaires, Maya Ton dans le Centre Spécialisé de Détention, de Rééducation et de Réinsertion pour Femmes et Filles mineures de Bollé (CSDRF) et le COCECM (Collectif des centres d’écoutes au Mali) à Bamako ainsi que l’IRED-Mali à Sikasso, qui intervient dans les domaines de la protection et l’éducation de la petite enfance et de la prévention de la déscolarisation et de l’échec scolaire.

En 2016, Asmae a lancé une étude de contexte et de prospection afin d’avoir une connaissance plus fine du contexte d’intervention et des besoins dans les domaines de l’éducation et de la protection de l’enfance. Cette étude permettra de mieux répondre aux besoins par un recentrage thématique et d’identifier de nouveaux partenaires locaux afin de développer l’intervention d’Asmae au Mali.

2- MISSION :

Rattaché(e) au Représentant Régional (RR) d’Asmae au Burkina Faso et au Mali, l’Assistant.e de Bureau national assure la gestion opérationnelle du bureau de l’association, au regard des activités associées à la gestion de la logistique, l’administration et des services généraux. Il contribue à la réalisation des obligations légales et réglementaires du bureau. Il contribue à la réalisation d’actions de communication interne. L’Assistant.e de Bureau national applique les règles de sécurité locales et contribue à l’analyse du contexte sécuritaire.

3- RESPONSABILITES :

3.1. Gestion des activités logistiques et des services généraux :

- Assure l’administration/logistique des programmes et du bureau dans le pays :
- Assure la gestion logistique et la maintenance du bureau Pays et de son équipement ;
- Fait le suivi des contrats de biens et de services du Bureau Pays ;
- Est en relation avec les assurances pour la gestion des sinistres ;
- Participe à la gestion sécuritaire des biens et des personnes d’Asmae pour le bureau dans le pays ;
- Fait le point mensuel des activités logistiques/besoins logistique au Représentant Régional,
- Gère parc automobile et moto :
- Assure la maintenance préventive et curative du parc véhicule ;
- Calcule et contrôle la consommation en carburant du parc auto et moto ;
- Veille à l’approvisionnement en carburant des véhicules ;
- Gère les stocks :
- Assure la gestion physique et théorique des stocks (inventaires périodiques des fournitures et des immobilisations) ;
- Veille aux mesures phytosanitaires et aux dates de péremption ;
- Garantit au mieux les conditions de stockage du matériel
- Gère les achats :
Assure le respect des procédures logistiques d'achat ;
Organise les différentes étapes des achats de biens et services : commande, suivi, réception ;
Tient à jour hebdomadairement le tableau de suivi des achats, des contrats cadres, des fournisseurs ;
Assure l’archivage des dossiers d’achats ;
En collaboration avec le Responsable Projets Partenariats (RPP) et le Chargé Administratif et Financier (CAF), participe à la création des plans d’achat avant le commencement des dépenses sur les nouveaux budgets.

3.2. Management des ressources humaines :

- Assure le management de ses collaborateurs (chauffeur(s), gardiens et agent d’entretien), et anime son équipe
- Contribue au recrutement et à l’intégration de ses collaborateurs
- Contribue à la conformité des pratiques d’Asmae avec le cadre réglementaire du pays

3.3. Mise en œuvre des obligations légales et réglementaires :

- Rassemble les documents, rédige et/ou compile les rapports relatifs aux obligations d’enregistrement d’Asmae vis-à-vis des autorités maliennes
- Assure la réalisation des démarches associées aux obligations administratives et légales de l’association vis-à-vis des autorités du pays.

3.4. Contribution au développement de l’activité du Bureau national :

- Participe aux réunions d’équipe
- Organise les missions/visites de terrain du Siège, missions de consultants et partenaires d’autres pays
- Contribue à la réalisation d’actions et supports de communication externes (revue de presse, interviews…)
- Facilite l’intégration des collaborateurs expatriés (appui dans la recherche de logement et dans la réalisation des démarches administratives)

4. PROFIL RECHERCHE

Formation et expérience :
- Minimum Bac+2 en logistique/administration
- Minimum 3 ans d’expérience à un poste similaire, sur des fonctions logistiques, dans le secteur des ONG
- Expérience en gestion d’équipe et administration du personnel pour des salariés de droit malien
- Expérience en gestion de la sécurité

Compétences professionnelles requises :
- Procédures d’achat, de gestion des stocks, et obligations contractuelles
- Niveau Spécialiste du pack Microsoft Office (Word, PowerPoint, Outlook, Skype) et Expert de Microsoft Excel
- Niveau de français B2 du Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues correspondant à un score TOEIC de 785 au minimum (lu, écrit, parlé)
- Capacités rédactionnelles et de synthèse
- Neutralité, impartialité, respect exigé de la confidentialité des données

Caractéristiques personnelles :
- Excellente organisation
- Adaptabilité et flexibilité
- Bonnes capacités relationnelles
- Patience et diplomatie
- Dynamisme

5. MODALITES PRATIQUES DU POSTE

Localisation : Bamako - Mali
Responsable hiérarchique : Représentant régional Burkina Faso-Mali
Postes rattachés : Agent d’entretien, Chauffeurs, Gardiens
Relations fonctionnelles : Responsable Projet-Partenariat, Chargé Administratif et Financier,
Statut : Contrat à durée déterminée de droit malien
Durée : 1 an (renouvelable)
Rémunération : 375'000 et 425'000 francs CFA brut par mois selon expérience

6. COMMENT POSTULER ?

Merci d’adresser un CV et une lettre de motivation sur notre site : https://www.asmae.fr/fr/jobs/

 

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