Chargé des financements institutionnels (H/F) (CDI)

Asmae – Association sœur Emmanuelle est une ONG de solidarité internationale française spécialisée dans le développement de l’enfant. Laïque et apolitique, elle est ouverte à tous.

Créée en 1980 par sœur Emmanuelle sur la base de son expérience avec les chiffonniers dans les bidonvilles du Caire, Asmae – Association sœur Emmanuelle poursuit son action dans le respect de valeurs et des méthodes héritées de sa fondatrice : écoute et proximité, pragmatisme, prise en compte des différences, professionnalisme et réciprocité.

L’action d’Asmae – Association sœur Emmanuelle vise à soutenir les enfants vulnérables et leurs familles via l’accompagnement sur mesure et dans la durée des acteurs locaux qui travaillent dans les domaines de l’éducation et de la protection de l’enfance. Sa vision “Un monde juste qui garantit aux enfants de vivre et de grandir dignement avec leurs familles et leur environnement pour devenir des femmes et des hommes libres, acteurs de la société” se décline en quatre missions :

  • Favoriser le développement de l’enfant par une approche globale. Pour cela, Asmae agit aussi sur l’accompagnement des familles en tenant compte de l’environnement ;
  • Renforcer la capacité des acteurs locaux du développement de l’enfant, renforcer les synergies entre eux et maximiser leur impact social ;
  • Défendre la cause de l’enfant par la sensibilisation et le plaidoyer ;
  • Expérimenter, essaimer et diffuser.

Aujourd’hui, Asmae – Association sœur Emmanuelle soutient et accompagne des projets, dans les domaines de l’éducation et de la protection de l’enfance, qui sont portés par 53 organisations locales au Burkina Faso, Egypte, France, Inde, Liban, Madagascar, Mali et Philippines. Elle dispose de bureaux locaux dans chacun des pays. Asmae – Association sœur Emmanuelle agit aussi directement auprès de bénéficiaires dans le cadre de son établissement d’accueil mère-enfants à Bobigny.

I - Mission

Dans le cadre de la stratégie d’Asmae - Association sœur Emmanuelle et dans le respect de ses principes d’intervention et valeurs, sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Administratif et Financier et en étroite collaboration avec la Direction des Programmes, le Chargé des financements institutionnels (H/F) est le référent sur la réglementation liée aux financements publics et privés. Il contribue par ailleurs à la définition et à la formalisation d’une stratégie d’intervention auprès des bailleurs publics, et assure le suivi administratif et financier des projets cofinancés, de la réponse à l’appel à propositions jusqu’à la clôture définitive.

II - Responsabilités

  1. Participer à la définition et à la formalisation d’une stratégie bailleurs

 - Identifier les lignes budgétaires pertinentes des bailleurs institutionnels (UE, AFD, USAID, collectivités territoriales, autres coopérations étatiques…) et organiser une veille sur leurs appels à propositions,

- Contribuer à l’identification des projets en adéquation avec ces opportunités de cofinancement, en étroite collaboration avec la Direction des Programmes,

- Collaborer avec la Direction des Programmes à la formalisation et au dépôt des demandes de subvention en réponse à ces appels à propositions,

- Identifier les besoins en financement complémentaire, pour la recherche de financements privés.

  1. Etre le référent sur les procédures administratives et financières liées aux financements institutionnels

- Assurer une veille sur l’évolution des procédures, réglementations et formats des bailleurs institutionnels ; en informer les équipes siège et terrain,

- Animer des formations à destination de l’ensemble des acteurs de l’association concernés par l’application des procédures administratives et comptables,

- Contrôler la bonne application des procédures et des règlementations des bailleurs par l’ensemble des collaborateurs au siège et dans les pays d’intervention,

- Participer à la représentation de l’association, sur les financements institutionnels dans le cadre des groupes de travail et des rencontres inter ONG ou lors de réunion organisées avec les bailleurs,

- Capitaliser : rendre l’information disponible, formaliser les enseignements des expériences passées pour les futurs projets cofinancés.

  1. Assurer le suivi administratif et financier des projets financés par des bailleurs publics ou privés, de la réponse à l’appel à projets jusqu’à la clôture définitive

 - Contrôler la conformité administrative des demandes de financement, contribuer au montage des parties administratives et budgétaires en lien avec la Direction des programmes,

- Veiller au respect des échéances de reporting, contrôler la conformité des rapports narratifs avec le format des bailleurs et assurer la consolidation des rapports financiers en collaboration avec la Direction des Programmes et le Directeur Administratif et Financier,

- Assurer le suivi budgétaire des projets financés, contrôler les budgets prévisionnels, les plans de trésorerie, les dépenses et les transferts de fonds,

- Identifier les procédures de passation de marché et les appels à prestation, appuyer les équipes terrain dans la mise en œuvre de ces procédures et en assurer la conformité,

- Contribuer, en lien avec le Directeur Administratif et Financier, à la réalisation des audits financiers externes sur les projets (contractualisation, réalisation, rendu des livrables)

- Rédiger des manuels de gestion administrative et financière des projets cofinancés, en cohérence avec les procédures de l’association, à l’attention des salariés siège et terrain,

- Assurer un suivi du respect de la règlementation des bailleurs par les équipes terrain lors de missions, et veiller à la conformité de la comptabilité spécifique au cofinancement et à l’éligibilité des pièces justificatives,

- Contribuer au renforcement de la méthode d’archivage et assurer l’archivage des pièces nécessaires à l’éligibilité des dépenses,

- Préparer et suivre les demandes d’avenants budgétaires, en collaboration avec la Direction des Programmes et sous l’autorité du Directeur Administratif et Financier, et veiller à la conformité des autres demandes d’avenants,

- Sur demande, participer à la mise en cohérence entre le narratif et le financier,

- Participer aux Comités de Pilotage des projets financés avec la Direction des Programmes.

  1. S’assurer de la cohérence entre la comptabilité des projets cofinancés et la comptabilité générale d’Asmae

 - Assurer le lien entre les procédures des bailleurs et les procédures Asmae – Association sœur Emmanuelle, afin de permettre une mise en conformité des procédures internes avec les exigences du bailleur,

 - Effectuer la ventilation des dépenses prévisionnelles entre le siège, les bureaux de l’association dans les pays d’intervention et les partenaires, et vérifier la bonne imputation comptable des dépenses sur les projets cofinancés,

- Participer à la cohérence des informations comptables et analytiques des projets avec la comptabilité de l’association,

- Contribuer, lors de la planification opérationnelle et budgétaire, de la clôture des comptes ou de l’audit annuel, à la consolidation des informations relatives aux projets financés par des bailleurs publics ou privés.

III - Profil recherché

Formation / Expérience :

De formation Bac +5 (Université, Ecole de commerce, Sciences politiques…), vous disposez de 4 ans d’expérience sur un poste similaire dans une ONG de solidarité internationale et avez notamment pu développer des compétences en :

  • Gestion administrative et financière de projets financés par des bailleurs institutionnels,
  • Veille métier relative à l’évolution de l’environnement et des acteurs du financement des actions de solidarité à l’international,
  • Réalisation d’audit interne de projets financés par des bailleurs institutionnels,
  • Exploitation de données comptables et financières en lien avec le Directeur Administratif et Financier,
  • Définition et mise à jour de procédures administratives et financières.

Compétences professionnelles :

  • Bonne connaissance des procédures des bailleurs institutionnels (AFD, UE, USAID…) pour la solidarité internationale,
  • Niveau opérationnel sur Microsoft Office (Excel : avancé),
  • Connaissance des outils budgétaires et comptables (SAGA),
  • Vous maîtrisez l’anglais à l’écrit et à l’oral comme langue de travail : Niveau B2 du CadreEuropéen Commun de Référence pour les Langues correspondant à un score TOEIC de 619 au minimum.
  • Gestion et suivi budgétaire,
  • Bonnes connaissances des règles comptables.

Caractéristiques personnelles :

  • Aisance relationnelle, écoute et diplomatie
  • Pédagogie,
  • Capacités d’analyse,
  • Bonne compréhension des différences interculturelles,
  • Capacité à prendre du recul et à être force de proposition,
  • Sens du travail en équipe,
  • Rigueur et autonomie.

IV – Relations de travail

Le Chargé des financements institutionnels (H/F) est rattaché(e) hiérarchiquement au Directeur Administratif et Financier. Il/Elle est en lien fonctionnel avec la Direction des Programmes. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec les équipes dans les pays d’intervention, ainsi qu’avec les Responsables Géographiques du Siège et le Chargé de gestion et comptabilité.

Il/Elle contribue à la préparation et à l’animation des Comités de pilotage des projets financés par des bailleurs institutionnels à double titre :

  • Acteur en charge du suivi administratif et financier des projets financés,
  • Consultant interne sur le respect des règles bailleurs.

V- CONDITIONS

Poste basé Porte de Montreuil (93), à pourvoir immédiatement.

  • Salaire annuel : 29 000 – 33 000 € bruts sur 12 mois
  • Contrat à Durée Indéterminée,
  • Durée de travail: Temps plein de 218 jours travaillés par an,
  • Déplacements: Jusqu’à 15% du temps de travail dans les pays d’intervention (7 déplacements par an)
  • Autres avantages: Mutuelle (70%), Titres Restaurant de 9 € (60%) et Pass Navigo (50%)

VI- Comment Postuler ?

 Adresser un CV et une lettre de motivation sur www.asmae.fr/jobs

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