Secrétaire

I-PRESENTATION D’ASMAE – ASSOCIATION SŒUR EMMANUELLE

Asmae - Association Sœur Emmanuelle est une ONG de solidarité internationale spécialisée dans le développement de l’enfant. Indépendante, laïque et apolitique, elle est ouverte à tous. Ses actions visent à soutenir les enfants et leur famille et à favoriser leur autonomie, par l’accès à l’éducation, à la santé et l’accompagnement psychosocial. Créée en 1980, Asmae est présente dans 8 pays sur 3 continents.

Pour aider les jeunes mères en difficultés et leurs enfants en bas âge, premières victimes de la précarité, Asmae est impliquée en France à travers un établissement composé d’un centre mère enfant et d’une crèche, basés à Bobigny (93).

Le centre maternel « La Chrysalide » a pour principe de soutenir de jeunes mères en rupture sociale pour qu’elles puissent construire une relation sécurisante avec leur enfant. A la crèche familiale « L’île aux enfants », qui accueille également des enfants de la ville de Bobigny, une attention individualisée est portée aux besoins de chaque enfant en lien étroit avec ses parents.

 

II-MISSION ET RESPONSABILITES

Rattaché(e) à la directrice de l’établissement, le/la secrétaire intervient en appui après de l’ensemble des équipes. Il/elle accueille le public, gère les services généraux et les prestataires de services et prend en charge les activités administratives liées à la gestion des ressources humaines et à la comptabilité.

  1. Accueil téléphonique et physique du public :
  • Accueil et l’orientation des visiteurs extérieurs,
  • Gestion du standard téléphonique de l’établissement,
  • Traitement de la boîte mail générique de l’établissement.
  1. Gestion des services généraux et logistique :
  • Assurer le traitement du courrier postal : expédition des courriers sortants et distribution des courriers entrants,
  • Assurer la gestion des commandes de fournitures et consommables en cherchant à optimiser le service rendu par les fournisseurs (délais, qualité, prix),
  • Organiser le suivi des régies informatiques (recensement des problèmes, organisation des régies et communication des plannings auprès des équipes…),
  • Organisation des révisions et contrôles techniques du véhicule,
  • Gestion des dépannages, déclaration des sinistres à l’assureur, suivi du remboursement,
  • Tenir à jour les dossiers de chaque prestataire : contrats, factures,
  • Tenir à jour les inventaires et registres obligatoires,
  • Organisation logistique d’évènements (Fête de Noël, etc.).
  1. Assurer des opérations de comptabilité de base :
  • Gestion de la caisse et du coffre de l’établissement,
  • Réaliser les enregistrements,
  • Réaliser les remises et rapprochements bancaires,
  • Préparer les opérations annexes à la gestion des comptes : commandes, paiement, caisse, classement, vérification, …
  • Transmission d’éléments à l’expert-comptable.
  1. Gestion administrative du personnel :
  • Appui à la gestion des formalités administratives liées à l’embauche : DPAE, dossiers du personnel, contrats de travail, démarches administratives réglementaires et adhésions auprès des caisses sociales, organisation des visites d’information et de prévention, …
  • Appui à la gestion quotidienne des contrats de travail : avenants, attestations diverses, gestion des absences, des arrêts maladie, demandes de remboursement, organisation des visites périodiques et des visites de reprise, …
  • Inscriptions aux formations, demandes de prise en charge et de remboursement,
  • Distribution des fiches de paie, distribution et commandes de tickets restaurant,
  • Mise à jour de la liste du personnel et des contacts des collaborateurs (téléphone, courriel).
  1. Suivi administratif résidentes et relations ASE :
  • Constitution des dossiers des résidentes,
  • Etablissement des contrats et des avenants de prolongation des résidentes,
  • Mise à jour de la liste des résidentes,
  • Emission des avis d’échéance, mise à jour du tableau récapitulatif des encaissements et remise des reçus.

 

III-PROFIL RECHERCHE

  • Expérience en secrétariat
  • Maîtrise de l’informatique
  • Connaissance des bases de la comptabilité un atout.
  • Compétences rédactionnelles / bonne maîtrise de l’orthographe
  • Bonne compréhension des différences interculturelles
  • Excellent relationnel / travail en équipe
  • Autonomie
  • Rigueur
  • Adaptabilité, disponibilité et souplesse

 

IV-MODALITES PRATIQUES

Contrat de travail : CDI, convention collective

Prise de poste : 1er juillet 2019

Durée du travail : Poste à temps plein. Possibilité de travailler à temps partiel.

Rémunération : selon la Convention Collective 66

Autres avantages : Prise en charge à hauteur de 50 % des abonnements au réseau de transports publics. Tickets restaurants. Mutuelle obligatoire prise en charge à hauteur de 70% par Asmae.

Localisation : poste basé au 6 rue Perron, 93000 Bobigny (Métro 5 Bobigny-Pablo Picasso).

 

V-COMMENT POSTULER ?

Nous vous remercions de nous adresser un CV et une lettre de motivation à l’adresse jfouche@asmae.fr.

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