La mise en place d’un système de comptabilité et d’outils de gestion est indispensable à toute structure. La prise de décision doit pouvoir reposer sur des informations fiables. Dans le cas de nos partenaires, le renforcement des méthodes comptables leur permet de mieux gérer leurs fonds, pour plus de résultats au profit des enfants. De plus, la transparence et le sérieux sont des qualités indispensables pour obtenir la confiance d’éventuels bailleurs. 
Les professionnels envoyés par Asmae aident les responsables des associations partenaires à améliorer leurs pratiques, à assimiler les compétences nécessaires pour assurer, par exemple, la rédaction de rapports financiers sur outil informatique, à favoriser la transparence par la mise en place d’un système d’information efficace, etc.

Exemple de projet :

• BURKINA FASO : Une mission a aidé les équipes de l’ASECD à améliorer la maîtrise des outils d’enregistrement des opérations courantes. Un ficher Excel de suivi de gestion a été conçu, avec un mode d’emploi. La mission a aussi contribué à informatiser les comptes, dans la mesure du possible. Suite à ce travail qui a amélioré l’efficacité et la transparence de l’association, Asmae a envoyé une nouvelle mission pour consolider la gouvernance de la structure et son organisation interne.

La réussite d’un projet repose essentiellement sur les compétences et la motivation du personnel qui en est en charge.
Il est donc important que la répartition des ressources humaines soit bonne, que les compétences requises pour les programmes soient bien identifiées et que les profils retenus soient en adéquation. Lorsque la gestion des ressources humaines pose problème, une mission professionnelle peut par exemple avoir pour objectifs de mettre en place une politique salariale, d’optimiser le potentiel existant chez le personnel, de favoriser la participation de chacun, de fluidifier la communication interne, etc.

Exemple de projet :

• INDE : Après le tsunami de 2004, notre partenaire Arunodhaya, situé dans le Tamil Nadu, a été très sollicité par les ONG internationales pour être le relais de projets. Ainsi, en très peu de temps la masse salariale de l’association a doublé, le nombre de zones d’intervention s’est multiplié, sans que ces changements puissent être organisés. Certains flous donnaient lieu à des tensions internes et une déperdition d’efficacité se faisait ressentir.
  En tant que proche partenaire d’Arunodhaya, nous avons contribué à la prise de conscience des problèmes et envoyé une mission professionnelle d’un an pour accompagner la restructuration de l’association et de sa politique de ressources humaines. Elle a notamment mené à la création d’un organigramme et à la clarification des postes et des responsabilités.

La stratégie consiste à la définition d'actions cohérentes pour atteindre un ou plusieurs objectifs. Elle se traduit ensuite, au niveau opérationnel, en plans d'actions. La gouvernance est un travail d’orchestration. Elle garantit la bonne marche générale de la structure (constitution et règle de fonctionnement d’un conseil d’administration par exemple). Gouvernance et stratégie vont donc de pair. Ainsi, notre accompagnement commence souvent par un processus de définition participatif des vision, mission et valeurs de l’association partenaire. Il permet de clarifier les perspectives et le projet du partenaire sur plusieurs années et de lui donner un nouvel élan.

Exemple de projet :

• LIBAN : Nous avons aidé notre partenaire Offre Joie à mener une réflexion en profondeur quant à son évolution et son projet associatif. L’association, qui repose sur l’engagement de bénévoles, souffrait d’un turn-over important, d’un manque de suivi et d’un manque de disponibilité ou de compétences des personnes. La mission professionnelle Asmae a permis de clarifier  le projet de l’association, préalable indispensable avant d’entamer les changements  qui avaient été décidés.

Avoir de bonnes idées ne garantit pas que l’on va pouvoir les concrétiser avec succès. La mise en œuvre d’un projet comporte différentes étapes, repose sur des contraintes variables et demande dans tous les cas un suivi rigoureux. Notre appui en montage et gestion de projet vise à permettre à une association de construire et de mener un projet de manière méthodique : depuis la planification du projet, rédigé suivant un cadre logique et chronologique, à la demande de financement, qui doit répondre aux critères des bailleurs, jusqu’à l’élaboration d’un panel d’outils utilisables tout au long du projet (suivi, évaluation, etc.).

Exemple de projet :

• LIBAN : Cinq de nos partenaires libanais (l’Association Culturelle du Hermel, l’Association du Foyer de l’enfant libanais, Rayon d’Espoir, l’Institut de Rééducation Audio Phonétique et la Maison de l’Amitié Franco Palestinienne) ont participé à des ateliers de sensibilisation sur le cycle de projet, animés par une mission professionnelle Asmae sur une période de 3 mois. Les échanges ont permis notamment de mieux concevoir l’importance de la phase d’écriture et de conception de projet, où sont définis les objectifs et les résultats attendus, et qui est déterminante pour la recherche de subvention et l’autonomisation des structures.
  La mission a par ailleurs amené les responsables associatifs à réfléchir à l’impact de la stratégie de financement (bailleurs ou autofinancement) sur le suivi du projet et les contraintes induites par ces choix.

Crédit photo : Isabelle Boscary